¿Qué pasa tras dejar de Administrar una Comunidad? En los siguientes posts os lo vamos detallando.
Post I de II de Consulta sobre Notificaciones a Propietarios, ¿Qué podemos notificar y qué no debemos? (Documento adjunto a final de post)
1 La importancia de custodia de Datos del Administrador/a en el traspaso
2 Qué datos de pueden entregar a propietarios y cuáles no deben notificarse
Adjuntamos documento oficial, de enorme importancia, el cual hemos dividido en dos secciones:
Hemos dejado de Administrar una Comunidad realizando el traspaso, le hemos entregado la documentación en nuestro poder al nuevo Administrador/a y dejamos de responsabilizarnos de la misma. Es suficiente. ¿Estamos seguros de ello?
Dado el volumen de la consulta lo dividiremos en dos post. En cuanto al primero y el cual resumimos aquí:
¿A cuantos profesionales nos suena tener el Documento de Seguridad (D. de S. ) (art. 88 LOPD) tanto de nuestro despacho, así como los de cada Comunidad de Peropietarios debidamente actualizado? ¿Cuántos se han hecho cargo de Administrar una Comunidad o han traspasado una que llevaban a otro Administrador/a en los últimos años y no han actualizado su D. de S. ni el de dicha Comunidad? Sin contar con cambios de ordenadores, empleados, de domicilio etc. Incidencias de obligatoria actualización del D. de S. La La nueva normativa europea potenciará y priorizará para el 2014-2015 comprobar el correcto uso de dicho Manual.
El administrador de fincas, así como la propia Comunidad, deben de cumplir con el deber de secreto y deber de custodia de la documentación. Si bien, lo relevante aquí es que estas OBLIGACIONES SUSBSISTEN aun DESPUÉS de FINALIZADO el correspondiente tratamiento. Es decir:
Una vez dejemos de Administrar una Comunidad, nos tendremos que haber asegurado y para evitar posibles responsabilidades y sanciones, de que:
1. Se firme el correspondiente Contrato de Tratamiento de Datos entre la Comunidad de Propietarios y el Administrador de fincas.
2. Se haga constar debidamente en el Documento de Seguridad (art. 88) quién o quiénes intervienen en el tratamiento de los datos así como la autorización de cada salida de datos o documentos, actualizando el D. de S. en el momento se produzcan cambios al respecto.
3. Adoptar en el tratamiento toda medida destinada evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información contenida.
4. Una vez finalice el tratamiento y relación entre el Responsable de Fichero y Encargado de tratamiento deberán adoptarse igualmente todas las medidas adecuadas para garantizar la destrucción de datos obrantes en el Encargado de Tratamiento o su devolución al responsable de los mismos. El mismo destino habrá de darse a cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento.
De esta manera, se delimitarán claramente las responsabilidades de la Comunidad de propietarios y de cada Administrador de fincas, no sucediéndose en el tiempo responsabilidades de un anterior Administrador.
En Mediter Jurídico somos conscientes del bombardeo de propuestas de actualización a la ley pero igual que en el caso de los AAFF, siempre decimos de la necesidad de que la realicen profesionales especializados en dichos Servicios.
¿Desde que nos informaron sobre sus obligaciones en Protección de Datos, cuántas veces nos hemos puesto en contacto con el Administrador/a para actualizar el D.de S. y controlar las incidencias?
¿Se le ha realizado una Auditoría anual como cumplimiento? Debemos de saber que la ley establece que para el nivel de protección de AAFF y Comunidades de Propietarios no existe la Auditoría anual. Ésta está reservada para nivel medio y alto de protección, como son datos de salud, orientación sexual, racial, ideológica etc. Por lo que su cumplimiento debe de basarse en controlar incidencias en el transcurso de la vida laboral, no en ninguna auditoría anual.
En Mediter Jurídico enviamos a nuestros Clientes de forma bimensual e ininterrumpida lo que llamamos “auditoría Exprés en dos minutos” una forma sencilla de controlar cualquier tipo de incidencia, incluidados los cambios de Comunidades.
Con nuestro software especializado DataScude by Mediter realizamos los cambios oportunos y de esta manera, es podemos asegurar el cumplimiento de la ley. No hay manera humana de ir Cliente por Cliente cada vez que cambian de ordenador, móvil, empleados etc. Así como traspasos de Comunidades. Por eso nos especialazamos con herramientas online e informáticas, y asegurar el pleno cumplimiento.
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En el siguiente post, 2 Qué datos de pueden entregar a propietarios y cuáles no deben notificarse, analizaremos la segunda parte de este documento adjunto:
DOCUMENTO AGENCIA PROTECCIÓN DE DATOS: CESION DE DATOS EN COMUNIDAD DE PROPIETARIOS.
Laura Suñen
Abogada Colegiada ICAV
laura@mediterjuridico.es
Dpto. Jurídico
Mediter Consulting Jurídico SL