Con fecha 10 de octubre, un Cliente Administrador de Fincas nos plantea la siguiente cuestión:
Un propietario nos pide la relación de morosos ¿Se la podemos proporcionar omitiendo el nombre del vecino y poniendo sólo la puerta?
Pregunta peliaduga…, Ante la posible solapación de la ley de Protección de Datos y la ley de Propiedad Horizontal, y una vez estudiado el caso, decidimos realizar la consulta en la propia Agencia de Protección de Datos para luego contrastar opiniones.
Nos envían el siguiente informe con número de referencia 12003:
Respuesta a consulta a Agencia Protección de Datos 1315102012MJ
(Administradores de Fincas – notificación datos)
Estimados Sres, (Mediter Tecnoconsulting SL)
El “tablón de anuncios” de la Comunidad habrá de ser cerrado con llave de la que debe ser depositario el Presidente y/o Administrador o persona designada al efecto, exclusivamente. No es legal, desde la óptica de protección de datos, exponer la lista de vecinos deudores a la vista de terceros.No obstante la difusión de la lista un vecino deudor podrá publicarse de forma accesible a terceros en el supuesto recogido en el artículo 9 de la LPH, apartado h) párrafo segundo, “Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto….” .Esta es la respuesta a su consulta a través de la aplicación de Atención al Ciudadano: Nº de referencia: 12003. La Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 16.2, prevé que la convocatoria de la Junta contenga la relación de vecinos morosos que estén privados del voto, siendo una buena práctica la notificación de la convocatoria individual por correo, inclusión en cajetín, intranet con clave y contraseña, evitándose cualquier medio que pueda suponer el acceso por terceros (Internet) . Existe la posibilidad de difundir la convocatoria y la lista de morosos en el “Tablón de Anuncios” de la Comunidad de Propietarios únicamente en el caso de que esté en un lugar sin acceso por terceros. Para proceder de esta forma deberán poderse acreditar los intentos de notificación. Le saluda atentamente. Madrid, 11 de octubre de 2012 EL JEFE DE AREA DE ATENCION AL CIUDADANO Fdo.: Carlos Garrido Falla. Reciba un cordial saludo. AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS
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Sin embargo en su artículo 16.2, indica: «se podrá publicar en el Tablón de Anuncios como último recurso…» siempre que la Ley admite como último recurso la notificación general en Tablón de Anuncios de la Comunidad únicamente en el caso de que esté en un lugar sin acceso por terceros… y añade en el artículo 9 que «…si agotados los cauces, se podrá noticificar/publicar en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto…”
“…Para proceder de esta forma deberán poderse acreditar los intentos de notificación” por lo que lo debemos de tener en cuenta.
No contempla la posibilidad de forma explícita de enviar directamente a propietarios notificaciones de datos correspondientes a otros vecinos ni siquiera omitiendo datos.
Aunque parezca que ambos artículos son similares, hay que tener cuidado las menciones: (“sin acceso a terceros” y deberán poderse acreditar los intentos de notificación”) del art. 16.2 que no se incluye en el art. 9.
En vista a esto, nuestra recomendación es: notificar en Junta y una vez aprobada la misma, publicar en el Tablón de Anuncios, en los términos que rige la Ley. Indicándolo en dicho documento, así como la apostilla de derechos y responsabilidades de los Vecinos en materia de Protección de Datos.
En todo caso, hay jurisprudencia y sanciones por publicación en Tablón de Anuncios, por lo que recomendamos encarecidamente la aprobación en Junta con el voto de los reunido para realizar el proceso.
En todo caso, según la Ley de Protección de Datos, este procedimiento se considera una incidencia y debe de estar debidamente reflejados con los datos de los afectados en el Documento de Seguridad (art. 88 LOPD), tantas veces como procedimientos distintos haya en esta situación. Esto es muy importante, porque ante una denuncia de un vecino o un tercero, lo primero que vamos a buscar o se nos va a solicitar es la incidencia reflejada en el Documento de Seguridad.
Aquí se preguntarán, ¿Y cómo reflejo en el Documento de Seguridad, cada procedimiento e incidencia? En Mediter decidimos crear una herramienta informática:
Bien, lo primero que nos encotramos constantemente es con clientes que nos dicen «a mi me comentaron que no hay que actualizar nada y lo tengo cubierto». El artículo 88.5 y 88.6 dice bien claro y sin lugar a dudas, que el Documento de Seguridad deberá de estar correctamente actualizado. Evidentemente, cada uno que decida. En Mediter creamos y evolucionamos constantemente DataScude by Mediter , programa informático con todo lo necesario para cumplir con la ley y estar actualizados. Enviamos a nuestros Clientes comunicaciones mensuales y recordatorios en cuanto a actualizaciones y ellos nos avisan y nos envían por correo electrónico las modificaciones a realizar así como sus consultas. Nosotros añadimos la incidencia al Documento de Seguridad del Cliente, o de la Comunidad en sí y estos la visualizan (con usuario y contraseña), imprimen, presentan en Junta etc. con lo que el Documento siempre está actualizado.
24 horas al día y 365 días al año, con conexión a Internet. No contemplamos la posibilidad, ni por asomo, de poder acercarnos a cada Cliente cada vez que tenga alguna modificación en la materia, a no ser por este medio que la experiencia nos dice que es el idóneo.
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